Opgaveorienteret planlægning forebygger stress

Af Kåre Thomsen, erhvervspsykologisk rådgiver og stresscoach

Det er moderne at have mange bolde i luften. Desværre er det ikke sundt: Du bliver stresset af at du ikke har tid til at fordybe dig i én ting ad gangen. Løsningen hedder opgaveorienteret planlægning - en mere effektiv måde at bruge din kalender på. En af fordelene er at det bliver nemmere at sige fra.

Forestil dig at du hver dag til fyraften sætter det sidste hak på din huskeliste. Med et tilfreds suk ser du ned over siden: Alle dagens opgaver er løst, og tidsplanen holdt. Du kan nu holde fyraften med ro i sjælen. Lege med børnene, tale med partneren, gå i biffen, slappe af. Lyder det for godt til at være sandt? Sådan burde du have det med dit job hver dag - så ville du formodentlig slippe for arbejdsrelateret stress.

Når din dag ikke ret ofte slutter som i det rosenrøde eksempel herover, er det sandsynligvis fordi du har for meget at lave i forhold til den tid og de resurser der er til rådighed. Den største skurk er med andre ord arbejdspresset. Så hvad gør man? Arbejdet skal jo udføres, man kan jo ikke bare vende ryggen til og gå.

Opgavelisten holder dig fast på én ting ad gangen

Hvis problemet er et højt arbejdspres, og hvis du oplever at du altid har (for) mange bolde i luften, så stop op en gang og overvej om du bruger din tid effektivt nok.

Vores forslag er at du arbejder ud fra en opgaveliste. Det er en liste over alle de opgaver du skal udføre. Listen viser hvor lang tid hver opgave sandsynligvis vil tage.

Opgavelistens formål vil især være at:

• du på forhånd overvejer hvad der er vigtigt at gøre, og hvad du kan droppe
• du får et komplet overblik over alle de opgaver du skal/vil løse
• du estimerer tidsforbruget for hver enkelt opgave, og vedtager i hvilken rækkefølge de skal løses.

Listen vil være med til at holde dig fast på at du koncentrerer dig om én ting ad gangen, og du kan hele tiden se din status på hvor langt du er nået

Listen skal indeholde de oplysninger der sikrer dit overblik

En effektiv opgaveliste indeholder mindst følgende oplysninger:

• Opgavens navn eller emne
• dRækkefølge - giv hver opgave et tal der viser dens plads i rækkefølgen
• Estimeret tid til løsning af opgaven
• OK - sæt et hak når opgaven er fuldført

Andre forslag til kolonner kan være: % fuldført, ansvarlig, anmodet af osv. Når først du kommer i gang med at bruge opgavelisten, får du selv ideer til hvad listen skal indeholde.

Bruger du Outlook som kalender, er det nærliggende at bruge opgavelisten hér. Programmet giver dig mulighed for at tilpasse på listen til dit arbejde, så den kan varmt anbefales. Men strengt taget er en papirliste nøjagtig lige så effektiv.

Kalenderen skal indeholde alle dine opgaver

Vi bruger nok alle en kalender til hverdag, men det typiske er at vi kun skriver de aftaler ned som vi har sammen med andre. Det arbejde du skal udføre på egen hånd, er sjældent med. Første skridt på vejen mod den opgaveorinterede planlægning er at du skriver alle dine aftaler ind i kalenderen. Også de "møder" du holder med dig selv. "Møderne" er dit arbejde med opgavelisten. Én for én løser du opgaverne - så vidt muligt helt uden at ænse andet. Kun hvis en anden opgave er absolut uopsættelig, lader du dig afbryde. Men pas på: Behøves det virkelig? Kan den nytilkomne opgave ikke vente? Er den vigtig for dig at løse? Opgavelisten vil lære dig at blive mere kritisk, og så bliver det nemmere at sige fra.

Hvad så med det uforudsete?

Selvom du bruger en opgaveliste som værktøj, kan det ikke undgås at hastesager afbryder dig og ødelægger din flotte tidsplan. Derfor bør du sørge for at kun 60-70 procent af din kalender er booket. Resten står tom og venter på det uforudsete. Så vælter din tidsplan ikke længere. Også dette princip kan støtte dig hvis du har brug for at sige mere fra - du får simpelthen et godt argument forærende.

Lær at sige fra

Det kan være svært at sige nej og sige fra, og det kan være svært at bede om det du har brug for. Hører du til dem der var lidt for lærenemme i "flinkeskolen", er det måske på tide at du tager skeen i den anden hånd. Det er godt at være hjælpsom og god, men det kan være livsfarligt at være den der altid lader sig overtale. Hører du til dem som virkelig har brug for at blive bedre til at trække en grænse, vil vi anbefale at du læser en bog om assertionstræning eller deltager på et kursus hvor du kan udforske hvordan det ville være at ændre lidt på din adfærd.